Date effective : 1 janvier 2016
Politique de vie privée
Retroaction s’engage à protéger la confidentialité des Renseignements personnels. Afin de porter à l’attention des Intervenants, et des Visiteurs les pratiques de confidentialité mises en place, Retroaction a élaboré cette Politique de vie privée, laquelle résume : (i) les types de Renseignements personnels colligés; (ii) les raisons pour lesquelles ces Renseignements personnels sont colligés; (iii) les manières dont Retroaction les utilise et les protège; et (iv) les circonstances en vertu desquelles ces Renseignements personnels sont partagés lorsque requis ou permis aux termes des lois applicables. Cette Politique de vie privée décrit également les décisions qui peuvent être prises relativement à la collecte, à l’accès, à l’utilisation et à la conservation des Renseignements personnels. Les liens ci-dessous permettent d’accéder aux différentes sections de cette Politique de vie privée :
· Définitions et interprétation
· Collecte et utilisation des Renseignements personnels
· Partage des Renseignements personnels
· Accès, correction et suppression des Renseignements personnels
· Sécurité
Prendre note que les Services sont destinés aux Intervenants seulement; Ce faisant : (i) la quasi-totalité des Renseignements personnels visés par cette Politique de vie privée sont ceux obtenus des Intervenants.
1. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION
1.1 Définitions. Dans la présente, les termes suivants, lorsqu’ils comprennent une majuscule, ont la signification qui leur est attribuée ci-après :
1.1.1 Accès web des Intervenants signifie l’interface en ligne de Retroaction, créée pour que les Intervenants puissent se connecter à leur compte.
1.1.2 Intervenant désigne toute personne membre ou en lien avec l’Organisation. L’accès à Retroaction doit être autorisé par un autre intervenant ayant la permission d’ajouter des utilisateurs dans son Organisation.
1.1.3 Lois applicables désigne tout règlement et loi fédéraux, provinciaux et locaux applicables ainsi que tout autre cadre législatif, normatif ou éthique applicable, incluant toute ligne directrice, code de déontologie et autres normes adoptés ou édictés par toute autorité, incluant, mais non limitativement, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le Code civil du Québec.
1.1.4 Module désigne l’ensemble des fonctionnalités développées par Retroaction et assistant les Intervenants dans un contexte donné.
1.1.5 Organisation désigne entre autres, mais non limitativement, toute organisation, école, entreprise, travailleur autonome, association ou personne indépendante œuvrant dans le sport amateur, élite ou professionnel.
1.1.6 Renseignements personnels signifie toute information concernant un individu identifiable, incluant mais sans s’y limiter, toute coordonnée, toute adresse (civique ou courriel), toute photo ou vidéo et toute adresse de protocole Internet.
1.1.7 Retroaction désigne Meliox inc. faisant affaires sous le nom de Retroaction.
1.1.8 Sujet désigne un joueur, un athlète, un entraineur ou tout autre personne pouvant être utilisé dans l’un ou autre des modules.
1.1.9 Services signifie les fonctionnalités incluses dans les différents Modules.
1.1.10 Site public signifie le site Internet de Retroaction disponible au https://www.retroaction.ca/ ou à toute autre adresse URL, comme cela peut être applicable de temps à autre.
1.1.11 Témoins désigne les petits fichiers texte qui sont placés sur le disque dur des appareils lorsqu’une personne utilise les Services ou accède le Site public le cas échéant, et qui peuvent être soit temporaires (et disparaître lorsque ces appareils sont fermés), soit être permanents (et demeurer sur les appareils même après leur fermeture).
1.1.12 Visiteur signifie toute personne naviguant sur le Site public.
1.2 Interprétation À moins que le contexte ne requière autrement : (i) les variations grammaticales de tout terme défini dans la présente ont une signification similaire; et (ii) le singulier inclut le pluriel, et le masculin inclut le féminin, et vice versa. De plus, les Intervenants conviennent qu’en cas de disparités entre les définitions ci-avant et celles prévues à l’entente d’utilisation, les définitions de l’entente d’utilisation auront préséance.
Dans le cadre de sa fourniture de Services, Retroaction colligera et/ou traitera divers renseignements au sujet des Intervenants. De plus, Retroaction colligera certaines informations concernant les Sujets lorsque ceux-ci seront utilisés dans les différents modules, et ce, pour les fins indiquées ci-dessous. Enfin, Retroaction colligera des renseignements sur tout Visiteur et toute autre personne lorsque ceux-ci accèderont au Site public ou contacteront autrement Retroaction. Dans tous les cas, ces Renseignements personnels ne sont colligés et utilisés qu’aux fins décrites à cette Politique de vie privée.
Lorsque les Intervenants utiliseront les modules, ceux-ci devront compléter certaines informations. À cet effet, ces Intervenants devront indiquer certains identifiants, dont leur prénom et les coordonnées à privilégier pour les contacter. Aussi, afin d’utiliser les modules, ces Intervenants devront indiquer les renseignements sur les Sujets à utiliser. Ils pourront donc y saisir les noms, coordonnées, date de naissance et tout autre renseignement utile à l’Organisation concernant ces sujets.
2.1.2 Autres collectes possibles
Des Renseignements personnels pourraient être collectés auprès des sujets ou de leurs parents.
Afin d’avoir accès aux Services en ligne, tout Intervenant devra communiquer, à Retroaction, certaines informations pouvant se qualifier à titre de Renseignements personnels, dont ses noms de famille et prénoms, numéro de téléphone et adresse courriel, et toute autre information requise pour permettre : (i) d’authentifier cet Intervenant, (ii) d’entreprendre et de finaliser sa souscription aux Services, et sa création de compte et de profil; (iii) de contacter l’Intervenant en lien avec les Services ou pour toute autre raison indiquée aux points (i) à (iii).
Dans le cadre de la création de son compte, tout Intervenant devra de plus choisir un mot de passe complexe. Ces Renseignements personnels seront requis pour authentifier tel Intervenant chaque fois qu’il se connectera à l’Accès web des Intervenants. Advenant qu’un Intervenant ait de la difficulté à se connecter ou ait besoin de réinitialiser son mot de passe, celui-ci pourra contacter Retroaction de la façon prévue ci-dessous ou encore réinitialiser lui-même son mot de passe en ligne. Dans les deux cas, l’Intervenant devra divulguer certains renseignements (ex. son nom complet et son adresse courriel) afin de valider l’identité de l’Intervenant et d’obtenir l’assistance souhaitée.
2.2.2 Accès donnés à d’autres Intervenants
Tout Intervenant ayant le droit pourra décider de donner accès aux Services à d’autres Intervenants via la fonctionnalité d’ajout d'utilisateurs disponible sur son compte. À cet effet, tout Intervenant devra indiquer les prénoms et noms de famille, numéro de téléphone et courriel de tels Intervenants, et sélectionner le type d’accès souhaité. Ces informations seront requises pour : (i) créer tels accès; et (ii) déterminer les niveaux, droits et types d’accès pour chaque Intervenant.
2.3.1 Commentaires et autres demandes
Advenant qu’une personne contacte Retroaction pour obtenir des informations sur les Services ou sur tout autre sujet, celle-ci devra alors fournir ses coordonnées (notamment ses noms et son adresse courriel). Ces renseignements sont requis pour permettre à Retroaction : (i) de communiquer avec cette personne; (ii) de déterminer si les Services lui sont disponibles; et/ou (iii) de répondre aux requêtes, commentaires et autres demandes d’informations soumises. Retroaction pourra aussi colliger les Renseignements personnels additionnels que telle personne aura fournis le cas échéant, notamment si celle-ci formule des commentaires, suggestions ou autres opinions.
De plus, advenant qu’une personne recommande que Retroaction communique avec tout autre individu afin de lui fournir des informations sur les Services, Retroaction aura alors besoin des coordonnées de cet individu aux fins susmentionnées; cette communication sera par la suite effectuée conformément aux lois applicables.
Dans l’éventualité où un Intervenant ou toute autre personne communiquait avec le service à la clientèle de Retroaction, alors Retroaction colligera les renseignements communiqués ou autrement divulgués, incluant toute coordonnée, de même que toute question posée ou tout enjeu et autres commentaires formulés afin : (i) de catégoriser la communication; (ii) de répondre à toute requête, préoccupation et autres commentaires; (iii) d’envoyer toute information demandée; et (iv) d’enquêter sur toute violation de la Politique de vie privée ou des autres modalités applicables.
Retroaction pourrait souhaiter fournir des informations sur ses Services. À cet égard, Retroaction pourrait utiliser l’adresse courriel ou autres coordonnées fournies par tout Intervenant afin de leur communiquer des informations sur ses Services actuels ou sur tout nouveau service. Ces communications seront transmises conformément aux lois applicables, et tout destinataire pourra retirer son consentement à tout moment, comme indiqué ci-dessous. Notez que Retroaction ne vend ni ne partage aucun Renseignement personnel à des tiers à des fins de marketing.
2.3.4 Demandes d’emploi
Retroaction collige les Renseignements personnels qui lui sont fournis volontairement, lorsqu’une personne postule pour un emploi en ligne. Cette candidature est volontaire, et tout candidat choisi les renseignements qu’il souhaite soumettre à Retroaction. Les Renseignements personnels soumis ne seront partagés à l’interne qu’à ceux ayant besoin d’en prendre connaissance : (i) pour évaluer et vérifier les qualifications, les compétences et l’expérience des candidats; (ii) pour valider les références et tout autre renseignement inclus aux candidatures; (iii) pour communiquer avec les candidats; et (iv) pour améliorer son processus de recrutement. En plus des Renseignements personnels obtenus directement des candidats, Retroaction se réserve le droit d’obtenir au besoin des Renseignements personnels supplémentaires.
Retroaction partage sur Facebook des renseignements à son sujet et de ses Services. De même, toute personne qui envoie à Retroaction ou accepte une « demande d’amitié » ou « suit » Retroaction partagera (et Retroaction pourra consulter) des renseignements que cette personne et ses « amis Facebook » ont publiés sur leur page.
Retroaction peut aussi avoir recours à d’autres formes de médias sociaux comme Twitter, LinkedIn et Instagram. Ces plateformes permettront à toute personne de suivre Retroaction et de l’ajouter à sa liste de contacts. Dans un tel cas, Retroaction aura accès aux pages Internet et aux profils de cette personne conformément aux paramètres choisis (comme plus amplement détaillés dans les politiques de vie privée et les conditions d’utilisation applicables).
Enfin, Retroaction recevra une notification et un accès à tout « tweet », à tout lien et/ou à toute autre publication dans lesquels Retroaction est identifié.
Puisque toute personne peut choisir (via les paramètres de confidentialité et autres sélecteurs d’audience) le public autorisé à consulter le contenu des pages en lien avec ses comptes (Facebook ou autres), celle-ci est réputée avoir accepté de partager ses renseignements avec ses « amis » ou avec les personnes qu’elle « suit », y compris Retroaction. Toute personne peut réviser les paramètres de confidentialité applicables à ses comptes/pages (incluant les conditions d’utilisation et dans la politique de vie privée pertinentes) afin de valider les informations auxquelles ses contacts ont accès et, si nécessaire, limiter cet accès. Advenant que Retroaction collige certains renseignements disponibles sur des comptes ou pages, ceci sera fait sur une base agrégée et anonymisée et pour des fins licites seulement, et l’utilisation des médias sociaux par Retroaction aura pour but d’être informée, de manière générale, des Intervenants semblant intéressés par ses Services.
2.3.6 Renseignements colligés au moyen de Témoins
Lorsqu’un Intervenant utilise les Services, lorsqu’un Intervenant utilise un Module, ou lorsqu’un Visiteur navigue sur le Site public, des renseignements généraux sur son navigateur, son adresse de protocole et d’autres informations pouvant se qualifier à titre de Renseignements personnels peuvent être colligés par les Témoins suivants, lesquels proviennent de certaines technologies (ex. « Google Maps » et « Google Places API ») utilisées par Retroaction et qui sont imbriquées aux Services et/ou au Site :
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Témoins processus |
Ces Témoins permettent aux Services et au Site public de fonctionner correctement (en rendant possible le suivi des demandes), d’assurer l’intégrité des pages Internet et de permettre aux Intervenants et aux Visiteurs de naviguer d’une page à l’autre. Pour ce faire, ces Témoins colligent l’adresse de protocole (ou autres informations de connexion) et le fil des consultations qui y sont associées. |
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Témoins de sécurité |
Ces Témoins sont utilisés chaque fois que les Intervenants accèdent aux Services via leur compte (ou accès), et ce, afin de les identifier, et de sécuriser toute transaction. À cet effet, ces Témoins contiennent l'identifiant du compte de l'utilisateur ainsi que ses dates et heures de connexion les plus récentes. |
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Témoins statistique |
Ces Témoins colligent des données, dont l’adresse protocole (ou autres informations de connexion), la date et l’heure auxquelles tout Service ou le Site public a été utilisé, la fréquence des utilisations, et toute page ou contenu consulté(e). Ces informations sont colligées à des fins de statistique et d’analyse, notamment pour déterminer la fréquence à laquelle les Services, le Site public et certains contenus sont utilisés ou consultés, et quels types de fonctions et de contenu semblent être les plus intéressants. Ces renseignements aident Retroaction à améliorer ses Services et son Site public, en fonction des besoins et des intérêts identifiés. |
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Témoins marketing |
Ces Témoins permettent d’identifier le premier point d’entrée vers le Site ou les Services, et ce, afin de permettre à Retroaction de savoir comment un Intervenant ou un Visiteur a été informé de l’existence du Site ou des Services. |
Ces Témoins peuvent être bloqués, à moins d’être requis pour permettre aux Services et/ou au Site public de fonctionner correctement. Ainsi, alors qu’il est possible de bloquer les Témoins statistique, il en est autrement pour les Témoins de sécurité et de processus, ceux-ci étant requis pour garantir le bon fonctionnement des Services et/ou du Site public. Cependant, même s’ils ne peuvent pas être bloqués, ces Témoins sont de nature temporaire, et disparaîtront donc lors de la fermeture du logiciel de navigation ou lorsque les appareils électroniques seront fermés. Toute personne rencontrant des problèmes avec les fonctionnalités des Services et/ou du Site public doit contacter Retroaction.
3. Partage des renseignements personnels
3.1 Renseignements personnels
Retroaction ne vend pas et n’échange pas de Renseignements personnels. De plus et sous réserve des situations décrites ci-dessous, aucun Renseignement personnel n’est partagé ou divulgué à des tiers.
3.1.1 Utilisation de Modules
Les Renseignements personnels sur les sujets ne sont visibles que par les Intervenants autorisés par l’Organisation.
3.1.2 Transaction commerciale
Certains Renseignements personnels peuvent être rendus accessibles à un acheteur potentiel (ou à toute autre entité) dans le cadre d’une transaction commerciale ou d’une réorganisation corporative, et ce, si telle communication est nécessaire pour procéder à la vente ou à toute autre transaction. Cette communication sera faite en conformité avec les exigences légales spécifiques, ou en l’absence de telles exigences, conformément aux conditions suivantes, soit : (i) la conclusion préalable d’un accord, aux termes duquel l’acheteur potentiel (ou toute autre entité) ayant accès à certains renseignements s’est engagée : (a) à ne les utiliser et à ne les communiquer qu’à des fins liées à la transaction, (b) à les protéger au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité, (c) si la transaction n’a pas lieu, à les remettre à Retroaction ou à les détruire, dans un délai raisonnable; et (ii) une communication limitée aux seuls renseignements requis afin de décider de procéder (ou non) à la transaction envisagée et, le cas échéant, de l’effectuer.
3.1.3 Respect des lois
Des Renseignements personnels peuvent être utilisés et divulgués si Retroaction (agissant de manière raisonnable) croit qu’une telle utilisation ou divulgation est nécessaire (i) pour se conformer aux lois applicables, à une procédure légale ou à une demande gouvernementale; (ii) pour protéger ses droits; ou (iii) pour atteindre tout autre objectif énoncé aux lois applicables, et autorisant ou exigeant la divulgation de Renseignements personnels.
3.2 Renseignements dé-identifiés
4. Accès, correction et suppression des Renseignements personnels
4.1 Demande de l’Intervenant
Conformément aux lois applicables, tout Intervenant peut faire des demandes d’accès ou de correction de Renseignements personnels en contactant Retroaction.
Tout Intervenant peut aussi mettre à jour ou changer : (i) les renseignements de base disponibles sur son compte en modifiant son profil. À cet effet, Retroaction rappelle qu’il est de la responsabilité des Intervenants de s’assurer de fermer le compte de tout Intervenant dont l’accès n’est plus souhaitable ou requis (par exemple si cet Intervenant n’est plus en lien avec l’Organisation), et de mettre en place toutes les mesures pouvant être nécessaires en lien avec ces gestions d’accès.
Enfin, tout Intervenant pourra mettre fin à l’utilisation de son compte. Tel compte sera alors déactivé définitivement, et tous les renseignements ainsi reçus, conservés ou sauvegardés (y compris tout Renseignement personnel) seront anonymisés de manière permanente.
4.2 Résiliation de l’entente d’utilisation
En cas de résiliation de toute entente d’utilisation conclue avec tout Intervenant, Retroaction désactivera le compte de tel Intervenant. Tous les renseignements ainsi conservés sur ce compte seront définitivement anonymisés (après la période de transition raisonnable indiquée à cette entente). À cet égard, Retroaction rappelle qu’il est de la responsabilité de chaque Intervenant de déterminer si celui-ci souhaite conserver copie du contenu inclus à son compte, et de prendre les dispositions requises à cet effet.
5.1 Mesures mises en place
Retroaction déploie les mesures raisonnablement requises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Renseignements personnels. À cet effet, Retroaction a notamment mis en place les mesures suivantes :
5.1.1 Accès web des Intervenants : Chaque Intervenant possède son propre accès, ce qui permet la dissociation complète de chaque compte (et accès).
5.1.2 Types d’accès : Les Intervenants ont chacun leurs propres permissions.
5.1.3 Technologie SSL : Un protocole HTTPS est généré pour tout accès aux Services. Ce protocole permet de transférer des informations des serveurs aux appareils mobiles. De plus, la technologie Secure Sockets Layer (SSL) protège les Renseignements personnels à l’aide de l’authentification du serveur et du cryptage des données. Aucun Renseignement personnel ne sera communiqué avant l’activation de cette technologie, laquelle peut être confirmée en regardant : (i) la barre du navigateur, laquelle affichera alors un cadenas à gauche de l’adresse du site Internet (URL); et (ii) l’adresse du site ou la barre d’adresse du navigateur, dans lesquelles les premiers caractères devraient passer de « http » à « https ».
5.1.4 Accès limité : L’accès à tout Renseignement personnel est octroyé aux seuls employés de Retroaction, ayant besoin d’en prendre connaissance, et est donné via des identifiants confidentiels.
5.1.5 Centres de données sécurisés : La plateforme et les serveurs de Retroaction sont situés au Canada.
5.1.6 Stratégie de sauvegarde : Les renseignements sont sauvegardés automatiquement sur une base journalière. Ce faisant, les Renseignements personnels qui ont été modifiés, supprimés ou écrasés par erreur peuvent être récupérés par Retroaction.
5.2 Limitations
Malgré ce qui précède, tout Intervenant et toute autre personne doivent garder en tête de ce qui suit :
5.2.1 Considérations générales : même si retroaction Utilise des tecHNOLOGIES de qualité MARCHANDE ET QUI SONT adaptées aux services et au site public, toute plateforme ou autre technologie éLECTRONIque – comme toute autre forme de fichier – n’est pas INFAILLIBLE ni entièrement à l’abri d’événements de force majeure ou autres évènements imprÉvisibles ou illÉgaux (dont des cyberattaques ou autres accès non autorisés), et tout Intervenant, de même que toute autre personne, doivent être conscients qu’il y a un risque associé à la transmission électronique de toute donnée. Ce risque est inhérent à toute transaction en ligne et toute autre forme de communication. par conséquent, retroaction ne peut garantir que telle information ne sera jamais interceptée ou vue ou ne fera jamais l’objet d’autres incidents.
Retroaction rappelle de plus que des communications ou invitations non sollicitées peuvent avoir pour but d’accéder ou de contrôler, de manière non autorisée, les appareils ou les comptes des intervenants ou de toute autre personne. Advenant qu’un Intervenant ou que toute autre personne reçoive une communication qui semble provenir de retroaction demandant des renseignements personnels, alors tel Intervenant ou telle personne doit s’abstenir de répondre à ces communications, car retroaction ne demandera pas des informations (financières ou autres informations sensibles) de cette façon. Dans l’éventualité où un Intervenant ou une personne avait communiqué des renseignements personnels en réponse à un courriel, à une fenêtre flash ou à un site web suspect Prétendant être affilié avec retroaction ou si l’un des événements précédents se matérialise, alors retroaction devra en être avisé immédiatement.
5.2.2 Approche proactive des Intervenants : tout Intervenant reconnaît et convient être responsable : (i) de la mise en place de mesures de sécurité (physiques, technologiques, organisationnelles, contractuelles et autres), afin de préserver la confidentialité de toute information en sa possession ou sous son contrôle; et (ii) du respect et de la conformité avec ces mesures. À cet effet, tout Intervenant devra notamment s’assurer que celui-ci: (a) choisiront des mots de passe complexes rencontrant, si applicable, les critères minimaux exigés; (b) changeront leurs mots de passe régulièrement; et (c) maintiendront la sécurité et la confidentialité de leur mot de passe.
Sous réserve des lois applicables, Retroaction conservera les Renseignements personnels à des fins d’utilisation et de divulgation compatibles avec la présente Politique de vie privée, et ce, aussi longtemps que cela sera requis : (i) pour réaliser les fins pour lesquelles ces Renseignements personnels ont été colligés; (ii) pour se conformer aux lois applicables ou pour prévenir toute infraction à celles-ci; (iii) pour résoudre tout différend; et (iv) pour assurer la mise en œuvre de cette Politique de vie privée. Suivant cela, tels Renseignements seront soit effacés, ou soit conservés sur une base agrégée et anonymisée.
Même si le Site et/ou les Services peuvent inclure des hyperliens vers des sites ou applications de tiers, Retroaction rappelle que ces hyperliens ne sont offerts qu’à titre informatif ou de commodité, et qu’elle n’endosse pas et n’est pas en mesure de contrôler le contenu et l’information auxquels ces hyperliens exposent les Intervenants et/ou les Visiteurs. Ce faisant, Retroaction : (i) rappelle l’importance de réviser attentivement les conditions d’utilisation et politiques de vie privée applicables à ces sites et applications; (ii) souligne que toute décision prise à l’égard de ces sites et applications sont à l’entière discrétion de ces Intervenants et/ou Visiteurs; et (iii) se dégage de toute responsabilité découlant de toute pratique en lien avec ces sites et applicables, de tout contenu disponible sur ceux-ci, de toute forme d’interruption ou de modification, et de tout autre élément relatif à ces sites et applications.
Toute question et tout commentaire concernant cette Politique de vie privée, ainsi que toute demande faite en lien avec celle-ci doivent être adressés à Retroaction par un des moyens énoncés ici. Les demandes et les requêtes formulées seront traitées le plus rapidement possible.
Retroaction peut communiquer avec tout Intervenant à des fins marketing. À cet effet, Retroaction utilisera les moyens de communication spécifiés ou en l’absence de telle détermination par ceux choisis. Advenant qu’un destinataire souhaite être retiré d’une (ou de plusieurs) liste d’envois de Retroaction, tel destinataire doit cliquer sur le mécanisme de désabonnement prévu au bas de chaque courriel.
Retroaction se réserve le droit de modifier cette Politique de vie privée de temps à autre. Tout changement matériel sera porté à l’attention des Intervenants et des Visiteurs avant qu’il ne prenne effet, via une bannière web ou par tout autre moyen jugé souhaitable ou suffisant. Une modification mineure pourra aussi être portée à leur attention. Dans l’un ou l’autre des cas, cette Politique de vie privée mise à jour sera rendue disponible sur le Site public. Toute personne peut savoir si cette Politique de vie privée a changé en regardant la date d’entrée en vigueur apparaissant au haut de celle-ci.
L’utilisation continue des Services et du Site public sera réputée constituer une acceptation de tout amendement à la présente politique; ce faisant Retroaction recommande que celle-ci soit révisée périodiquement par tout Intervenant et Visiteur. Si ceux-ci sont en désaccord avec les amendements apportés à cette Politique de vie privée ou à certaines modalités et conditions applicables, alors ceux-ci devront cesser immédiatement d’accéder ou d’utiliser les Services et le Site public.